人事ブログ

【2022年版:初心者向け】知っておきたいSlackの便利機能7選

こんにちは!リンクバル人事の原です。

早速ですが…

みなさん、Slack使っていますか?

聞いておきながらですが、この記事に興味をお持ちいただいたということは、きっと既に利用されているのだろうと思います。

Slackとは?についても一応確認しておきます。

Slack(スラック)は、スチュワート・バターフィールドによって開発され、2013年に市場導入されたチームコミュニケーションツール[1]。 Slackという名称は”Searchable Log of All Conversation and Knowledge”のアクロニムである[16]。

ー引用元:Wikipedia(https://ja.wikipedia.org/wiki/Slack_(%E3%82%BD%E3%83%95%E3%83%88%E3%82%A6%E3%82%A7%E3%82%A2)

みなさまご存知の通り、Slackは非常に便利です。ただのチャットツールにとどまりません。

在宅勤務をしている当社は、もはやSlackがオフィスといっても過言ではありません。

勤怠打刻もSlackで行います。社内の文化もSlackで醸成されます。

 

そんなSlackの素敵ポイントの一つは、「誰でも直観的に使うことができるUI」ではないでしょうか。

社内のコミュニケーションツールとして使用する上で、非常に大切なことです。

しかし、直観的に使うことができてしまうからこそ見落としてしまいがちな便利機能が、実は沢山隠れていたりもします。

そんな機能をぜひ知っていただき、より快適に、便利にSlackを使ってほしい!

ということで、便利機能のご紹介をしていこうと思います。

便利機能のご紹介

1.リマインダーを設定する

「Slackで依頼が来ていたアレ、つい忘れてしまっていた!」

なんてご経験はありませんか?

Slackはチャットなので、どんどん新しいメッセージが届き必要な情報が流れてしまうリスクがあります。

それを防ぐことができるのがこのリマインダー機能です。

▼使い方

1.該当のメッセージにカーソルを当て、右上に表示される「︙」をクリック

2.「後でリマインドする」から、いつリマインドしたいかを指定

3.その時間になるとSlack botからリマインドが届く

 

「これは急ぎじゃないから週明けに対応しよう」「今忙しいから1時間後に確認したい」なんて時に非常に便利です。

2.チャンネルをグループ分けする

「チャンネルが多すぎて、必要なチャンネルがすぐに見つからない!」

そんなフラストレーションを感じていませんか?

それを解決してくれるのが、チャンネルをグループ分けすることができる「セクション」という機能です。

実際見ていただいた方がイメージが湧くと思うので、こちらを御覧ください。

このハートから始まる文字は、各セクションのタイトルです。

私の場合は、「重要度」「業務の種類」等で分けてセクションを作成しています。

そしてそのセクションの中にチャンネルを配置することができます。

セクションをクリックすると、こんな風に入っているチャンネルが登場します。

▼使い方

1.左のバーにある「チャンネル」にカーソルを合わせ、「︙」をクリック

2.「セクションを作成する」をクリックし、タイトルを入力

3.サイドバー内のチャンネルの順番を並び替える

初期設定だと、参加しているチャンネルが全てアルファベット順に表示されている状態だと思います。

「今見る必要があるものだけ表示させたい!」「良く使うチャンネルを上位表示させたい!」と、効率を重視している方におすすめなのがこちらの設定。

▼使い方

1.サイドバーにある「チャンネル」の右にある「︙」をクリック

2.未読のメッセージがあるチャンネルのみ表示させたい場合は、「表示する」の項目で設定変更。

3.チャンネルの並び順を変える場合は、「並び替え」の項目で[最近のアクティビティ/アルファベット順、優先度]からいずれかを選択

4.絵文字リアクションをスピーディーに

絵文字でリアクションできるって便利ですよね。当社でもよく使われています。

自由に絵文字を追加することができる「カスタム絵文字」の数を調べてみると、なんと約600個もありました笑

とはいえ、良く使う絵文字は数個に限られていたりします。

例えば「ありがとうございます」「🙋‍♀️」「🙇‍♀️」などなど。

そこで、よく使う絵文字をより使いやすくする設定をご紹介します。

相手のメッセージにリアクションをするとき、通常のフローはこうです。

メッセージにカーソルを合わせる→絵文字マークをクリック→使いたい絵文字をクリック

「ワンクリック絵文字リアクション」を設定すると、こうなります。

メッセージにカーソルを合わせる→絵文字マークをクリック→使いたい絵文字をクリック

頻繁に使う絵文字はすぐ使えるように、ワンクリック絵文字リアクションを設定しましょう。設定すると、このように表示されます。

▼使い方

1.左上のワークスペース名をクリック

2.環境設定をクリック

3.メッセージ&メディアをクリック

4.メッセージにワンクリック絵文字リアクションを表示する」にチェックを入れる

※デフォルト設定でも良いですが、カスタムで良く使う絵文字を設定するのがおすすめです

5.休暇中の通知を止める

せっかくのお休みの日。Slackの通知が鳴り続けてなんだか気が休まらない…。そんなご経験がある方もいらっしゃるかもしれません。

そんな方に活用していただきたいのが「ステータス」機能です。

これを設定すると、指定した時間まで自分の氏名の横にアイコンが表示され、周囲に自分のステータスを伝えることができるのと同時に、通知をその時間まで止めることができます。

こんな感じで名前の横にアイコンが表示されます。

▼使い方

1.右上の自分のアイコンをクリック

2.「ステータスを更新する」をクリック

3.「休暇中」を選択

※休暇中の他にも、ランチライム/出社or在宅などなど、様々活用できます

6.Googleカレンダーアプリと連携させる

Googleカレンダーを利用されている方には、絶対にやってほしい連携です。

これをすることで何が便利になるのか、見てみましょう。

①毎朝、その日の予定を教えてくれる

②会議の直前に通知をしてくれる(GoogleMeetのURL付き!Zoomも表示されます)

③Googleカレンダーに予定がある時間帯は、自動でSlackのステータスを「会議中」にしてくれる

会議の時間になると、カレンダーマークが出現します。

 

Slack上でスケジュールを管理できるのが非常に便利ですね。今回は省略しましたが、Slackから新規予定作成をすることもできます。

他サービスとの連携ができることもSlackの強みの一つです。Googleカレンダーアプリとの連携が完了したら、ぜひ他のアプリも覗いてみてください。

▼使い方

1.Googleカレンダーアプリをインストール(組織のワークスペースにまだインストールされていない場合)

2.Googleカレンダーアプリと連携

7.送信予約をする

非常にシンプルですが、意外と重宝するのがこの機能。

「夜遅いこの時間に送るのはちょっと気が引けるな…」「この案内は来週の月曜に出したい」なんて時に使います。

思ったその時にメッセージを作成して、送信したいですよね。時間が空くと忘れてしまうリスクもあります。そんな時は先に予約してしまい、「覚えておく」タスクをなくしてしまいましょう!

▼使い方

1.通常同様、テキストボックスにメッセージを作成

2.紙飛行機ボタンの隣にある「∨」をクリック

3.送信したい時間を指定して送信予約

 

以上、便利機能7つをご紹介させていただきました!

おわりに

実は4年前にもSlack機能記事を書いておりまして。

当時結構評判が良かった記憶があります。(自分で言う)

既に使いやすく素晴らしいサービスでしたが、この4年で更に進化し、Slackでできることも各段に増えました。今後のSlackの進化も見逃せません!

今までより、少し便利で快適なSlack Lifeの一助となれば嬉しいです。では!

【内定者Blog】自己紹介&私がリンクバルに入社を決めた理由

はじめまして!22年卒内定者の加藤です.4月からAI推進室に配属される予定です.内定者ブログということで、自己紹介とリンクバルに入社を決めた理由を書かせていただきます.

自己紹介

基本情報

加藤 慶

玉川大学大学院 工学研究科 修士課程に在籍しています.

量子情報科学という量子力学と情報科学が融合した分野の研究を行っています.最近では量子コンピュータや量子暗号が話題になることが多いので、量子情報という言葉を聞いたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか?

趣味

旅行やビールが好きです.

大学時代は夏休みや春休みを利用して旅行にでかけ、現地のビールを楽しんでいました!写真はチェコで飲んだビールです.

リンクバルに入社を決めた理由

私がリンクバルに入社を決めた一番大きな理由は、リンクバルが「人と人」「人とコト」をつなぐ様々なサービスを展開していることに魅力を感じたからです.

私自身、小中学校時代からオンラインゲームなどを通じて普段知り合えないような様々な人と話すことが好きでした.中学時代にオンラインゲームで知り合った友人とは今でも一緒にゲームをしています.

そして、大学院で研究をすすめる中でも様々な人とオンライン・オフライン問わずコミュニケーションをとることで研究のヒントを得たり、新たな課題を見つける機会が多くありました.このように小中学校時代の趣味から現在の大学院における研究まで、人とのつながりというのは自分自身の人生においてとても大きな存在でした.リンクバルではそのようなつながりをもつ機会をつくることができるサービスを展開していることに魅力を感じました.

入社の決め手となったもう一つの出来事として、最終面接の後にお話する機会を設けてくださったことがあります.

最終面接の際には緊張のあまりうまく話せず、ほとんど自分自身のアピールをできずに終わってしまいました.面接後に落ち込んでいたところ、最終面接を踏まえてもう一度お話しませんかと連絡をいただきました.リンクバルは選考を受けている学生のことをよくみてくれている企業だと感じました.

以上がリンクバルに入社を決めた理由です.

おわりに

簡単な自己紹介と、リンクバルに入社を決めた理由を書かせていただきました.入社後会社に貢献できるよう精一杯努力していきます.よろしくお願いいたします!

【内定者Blog】現在インターンで奮闘中。4月からは正社員として頑張ります!

自己紹介

村田圭吾

明治大学総合数理学部現象数理学科 卒業。滋賀大学データサイエンス研究科 中退。
趣味は登山、サウナ。
2021年1月よりエンジニアとしてインターン中。4月より正社員として入社予定。

パーソナルなこと

《高校時代》

山岳部に所属。青春は山に捧げました。
顧問のU先生が非常にカリスマ性のある方で、主に冴えない理系チキンボーイを中心に、熱狂的な支持を集めていました。
放たれた数々の名言のうち、一部を抜粋します。

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オンラインで在留資格申請をする方法(利用準備・登録編)

先日、当社も利用承認が下りて在留資格申請手続きがオンラインでできるようになりました。今までは沢山の書類を準備して印刷し、それを出入国管理局に持って行き受付を済ませ、長時間並びやっと申請ができたものが、今ではオフィスや自宅から申請ができるようになったので本当に業務負担が減りました。ちなみに無料で利用可能です。

(2020年12月17日現在の情報)

申請をするにあたり情報が分散されていて少し手こずってしまったので、備忘録を兼ねて一通りの流れを振り返り、まとめてみます。

オンライン申請可能な申請種別

現在オンラインでの受付対象となる申請手続きは以下の7つです。

① 在留資格認定証明書交付申請

② 在留資格変更許可申請

③ 在留期間更新許可申請

④ 在留資格取得許可申請

⑤ 就労資格証明書交付申請

⑥ ②~④と同時に行う再入国許可申請

⑦ ②~④と同時に行う資格外活動許可申請

利用可能な在留資格は随時拡大されております。最新情報はこちらからご確認ください。

オンライン申請の承認要件(一部抜粋・要約)

  • オンラインでの申請受付対象となる外国人の所属機関であること
  • 過去3年間のうちに、複数回の在留関係諸申請の手続きを行っていること
    • 在留資格認定証明書交付申請、在留期間更新許可申請又は在留資格変更許可申請等
    • 機関の設立から3年間を経過していることは求めない
  • 所属機関又はその役員が出入国又は労働に関する法律の規定により罰金以上の刑に処されていないこと
    • 執行終了日から5年を経過していれば良い
  • 所属機関の役員が禁固以上の刑に処されていないこと
    • 執行終了日から5年を経過していれば良い
  • 過去3年間、外国人を適法に雇用又は受け入れていること
  • 過去3年間、所属機関が在留資格を取り消された外国人の当該取り消しの原因となった事実に関与していないこと
  • 所属機関が外国人の受け入れの開始、終了等の届出を行っていること
    • 特定技能所属機関を除く
  • 提出する誓約書に記載されている事項に承諾していること
  • 安定的・持続的に事業が運営されていることが認められること

わかりやすいよう、簡潔に記載しております。詳細は利用案内でご確認ください。

オンライン申請をするまでの流れ

流れはこのような感じでした。(現在進行中)

利用申請~システムログイン

  1. 利用申請のための書類準備
  2. 東京出入国管理局に申請書類一式を提出(郵送)
  3. 承認連絡(提出から2週間程度)
  4. システムへのログイン確認、情報登録

在留資格申請

  1. 申請者の情報や証明書類等収集
  2. システムで入力、申請
  3. 承認連絡(現在承認待ち、メールで連絡を受け取る予定)

準備書類

一般企業に所属する方が申請する場合に必要となる書類です。こちらのページから全てダウンロード可能です。所属機関によって必要な書類が変わりますので、詳細は上記サイトからダウンロードできる「必要書類チェックシート」からご確認ください。

  • 在留申請オンラインシステム利用申出書
    • 機関についての情報の記入(法人番号、事業内容等)
    • 利用申請者についての情報の記入(氏名、生年月日、職務上の地位等)
  • 本人確認資料の写し
    • 利用申請者の本人確認資料(免許証、パスポート等)
  • 在職証明書
    • 利用申請者の在職証明書
  • 誓約書
    • 機関代表者の押印、利用申請者の署名
  • 所属している外国人リスト
    • 在留カード番号、国籍、氏名、入社年月日、在留資格等の記入
  • 所属予定外国人リスト
    • 国籍、氏名、生年月日、入社予定年月日等の記入
  • 所属機関のカテゴリーを立証する資料(上場企業は不要)
    • 前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表(受理印のあるものの写し)等
  • 届出済証明書,申請等取次者証明書の写し(お持ちの方のみ)

提出先

所属機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署

※空港にある4支局、及び海岸・空港のみを分担する出張所では受付ていません

※東京出入国在留管理局宛の場合は、下記住所に提出

〒160-0004

東京都新宿区四谷一丁目6番1号 四谷タワー13 階

東京出入国在留管理局在留管理情報部門オンライン申請手続班

ちなみに私は完全に気づかず、東京出入国在留管理局に送ってしまいました。電話して確認したところ四谷の方に転送いただいていました。。手続きの遅れの原因にもなってしまうので、正しい送付先に送るよう注意しましょう。(自戒)

利用承認

提出してから約2週間後、提出したメールアドレス宛に、承認が下りたとの連絡がありました。そのメールにオンラインシステムのURLが貼ってあり、パスワードを設定して準備完了です。

留意事項

  • 利用可能期間は1年間
    • 1年後も利用を希望する場合は、有効期限の1ヵ月前までに定期報告が必要
  • 利用権限は機関ではなく機関に所属する個人に付与される
    • 申請者への利用権限付与となるため、同じグループ内等での使いまわしは不可
    • 他に利用したい方がいる場合は追加申請が必要
    • 登録している個人が退職する場合は連絡が必要

おわりに

利用申請の流れをざっとまとめてみました。手続きとしてはそれほど複雑でもなく、スムーズに進むと思います。これまでに在留資格申請を複数回していることが承認要件の一つになっているので、初めて在留資格申請をする場合は直接出入国管理局に行かなければいけないようです。申請は少し手間ですが、オンラインでできるようになると本当に楽なので、要件に当てはまる方はぜひご検討ください。別のブログでオンラインでの在留資格許可申請について書く予定なので、公開したらこちらにもリンク貼ろうと思います。

フルリモートワーク下における新入社員入社の流れ

コロナの影響を受け、当社では3月から原則在宅勤務が続いています。それに伴い、新入社員の受け入れ方法も対面からオンラインにシフトしました。

新入社員が一度も出社せずに入社するなんて1年前には想像もしていませんでしたが、関係部署の柔軟な対応・ご協力のおかげで、想像していたよりもスムーズに実現させることができました。

初めてオンライン受け入れ対応をしたのは4月入社のタイミングでしたが、この半年間回数を重ねてテンプレート化できてきたので、改めてオンラインでどのように入社対応しているのかをまとめてみます。(初めてオンライン受け入れを行った時の様子はコチラ

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「その絵文字つかわないでください!」おじさん構文を怒られたヨ😅✋💦

普段何気なく使う絵文字で”おじさん認定”されていた。

恥ずかしながら、私はこれまでの人生で絵文字の使い方なんて指摘された事がありませんでした。この体験を同年代の友人に共有してみたのですが、ほとんどがこの絵文字ルールを知らなかったです。逆に20代はほどんどが同じ認識をもっている様です。同じツールを使っていても、そこには世代間で異なる潜在意識があったのです。

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企画~実施決定まで1時間。初めての在宅入社にチャレンジしてみた

こんにちは!人事の原です。

当社ではコロナの影響を受け、3月末より全社員がリモートで勤務しています。事前に環境を整えていただいたおかげで、業務は特に支障なく進めることができています。ただ、日々コロナの拡大が深刻になる中、人事として大きな悩みが発生しました。それは、「4月1日入社の新入社員の受け入れをどうするか」です。結果的にはすべてオンラインにシフトし、無事予定通り4月1日に新入社員を受け入れることができました。これからオンラインに変えることを検討されている方もいらっしゃるかと思うので、検討の段階から少しお話させていただきます。

前提として、これまでは入社日に社内で対面でのオンボーディングや環境設定をおこなっていました。PCの配布や環境設定、会社の説明、配属部署受け入れ等、入社当日にやることは意外に多いのです。

そこで「4月1日入社の新入社員の受け入れをどうするか」の問いに対して、いくつか選択肢を出しこのように検討しました。

  1. 入社後しばらくお休みしてもらう
    ➡コロナの収束がまだ見えず終わりが見えない、新入社員の不安を煽る、会社としての損失も増える。(△)
  1. 入社日に新入社員・人事・情シスが出社し、必要な作業を行う
    ➡コロナ感染のリスクを背負ってまで出社する必要があるのか、このような状態下で従業員を出社させるのは会社として問題ないか。(✖)
  1. オンライン受け入れ
    ➡経験はないが、必要な環境を構築してPCを配送できたら可能なのでは?➡各部署に確認、検討が必要(〇?)

情シスのNさんに確認したところ、自宅で環境を構築した後にPCを新入社員の自宅に届ける事が可能とのことなので、オンラインでの受け入れにチャレンジすることにしました。

これが3月30日16時、ここからが早かったです。

3/30 16:00

まずは、これまで入社当日に行っていた工程を洗い出してみました。

入社日当日(対面)
・入社挨拶
・PC等配布
・環境設定
・会社の制度等について説明
・各部長から各部門のミッションや構成等について
・配属部署受け入れ

後日(対面)
・保険証お渡し

3/30 16:30

これをオンラインで行うため、以下のように再構築しました。

・PC配送(入社前に)
・環境設定 ※オンラインでサポート
 ・PCログイン 
 ・アカウント設定
 ・社内システム設定
・入社オリエンテーション
 ・ミッションとスピリット
 ・制度
 ・組織構成
・各部長から各部門のミッションや構成等について
・入社の挨拶
・配属部署受け入れ

これを検証した結果、全ての工程がオンラインで対応可能ではあることはわかりました。一点残った課題は、直前に決まったためPCの到着が入社日の朝に間に合うかわからないという点でした。

3/30 17:00

最初に構想していたものは、PCが朝に間に合う前提で設計していました。そこで、到着時間が遅延しても進めることができるよう、構成を再考しました。ここでのポイントは、私物のPCで対応できるもの、会社支給のPCでないと対応できないものを分けたところです。

▼私用PCで対応可能なもの
・入社オリエンテーション ※後回し可
 ・ミッションとスピリット
 ・制度
 ・組織構成
・各部長から各部門のミッションや構成等について
・入社の挨拶
・研修ビデオ視聴
 ・PC到着まで時間が空いてしまう場合
 ・現場の受入まで時間が空いてしまう場合

▼会社PCでなければならないもの ※これを後回しにしました
・環境設定
 ・PCログイン&環境設定
 ・社内システム設定 
 ・アカウント設定 

このように、作業環境によってできることできないことを切り離して考え、様々な状況に対応できるように再構築しました。

3/31 10:00

前日の朝になり、翌日朝にPCが届くかまだわからない状況でした。そのため、PC到着が遅延することを前提としたスケジュールで決行することになりました。その後新入社員へこのスケジュールを共有。事前に初出勤日が遅れるかもしれないと伝えていたので、いきなり前日に言われて驚いたかもしれません。(笑)

3/31 16:00

私物PCで問題なくオンラインで話せるか確認のため、新入社員とテストを実施。幸いなことに特に大きな問題なく通話することができました。

4/1 10:00~

オンラインオンボーディング


新入社員の方々含め関係各所皆様へは直前にかなり柔軟な対応を依頼させていただいたのですが、快く引き受けてくださり非常に有難かったです。皆様のご協力のおかげで、スムーズに事を進めることができました。オンラインでの受け入れをすることができたということはもちろん、作業環境を鑑みたオンボーディングを再構築できたこと、通常フローの改善点や別の選択肢があることに気づけたことは大きな成果だと思います。

最後に、入社後の課題として、健康保健証のお渡しが遅れる可能性がありました。コロナの影響で健保組合も受付に制限を設けているからです。そのため、健康保険証の代わりとなる「資格取得証明書」を発行しました。健康保健証がいつ届くかわからない状態が続くのは、新入社員にとって大きな不安になってしまいます。こうした証明書を発行する事で、彼らの不安を少しでも払しょくできたらと考えました。

これからまだ先行き不透明な状況が続くと思いますが、今だからできることも沢山あると思います。その時々の変化に対して柔軟に対応することが最も大切だと、身をもって感じました。

今後の手続きや他の場面にも活かしていこうと思います。では!

 



入社の手引きをリニューアルしました!

こんにちは!人事の原です。

昨年8月、「入社の手引き」を公開しました。これは、リンクバルのミッションや文化から、勤務形態や給与支給日、入社までに必要なものまで、新しく入社する社員に事前に確認しておいてほしいことをギュッとまとめたものです。

それから随時更新を続けておりましたが、今回大きく修正したのでリニューアル版としてご紹介させてください!

大きな変更点は、下記2項目の追加です。

  • 評価制度の概要(P22~)
  • 組織構成(P25)

社員の「入社後、会社の全体像を掴むことに時間がかかった」「評価スケジュールを早めに知りたい」等の声を受け、今回の項目を追加することにしました。

表を使って作成したら、収まりがよく良い感じになった気がします😊
また、組織構成のページでは部署名にSmartHRの社員名簿のリンクを貼りつけ、それぞれ所属メンバーが見れるようにしました。グループ毎にソートすることも可能です。このメンバーと一緒に働くんだな、、と事前に顔が見れると安心感があるのではないかと思っています。(顔写真未登録の方、後日従業員情報の更新を依頼するのでよろしくお願いします☺)

入社当日もこの資料を使用してオリエンテーションを行っています。事前に目を通していただいていると理解スピードも早いので、かなりスムーズに進みます。

今後も必要な情報を随時追加していく予定です。より会社のことを理解しやすく、入社後スムーズに業務入ることのできるような環境を作っていきます!では!

もっとリンクバルを知ってほしくて…会社説明資料を公開します!

こんにちは!人事の原です。

最近多くの企業で会社説明資料を公開しているのを見かけますが、リンクバルもついに公開してみました!

 

リンクバルブログのトップページにも資料を設置しています。少しずつコンテンツを増やし充実させていく予定なので、またに見に来ていただけると嬉しいです☺