こんにちは。人事の吉田です。リンクバルではエンジニアやデータ系の分野を中心に、外国人の従業員が増えています。海を越えて日本に来た彼等の採用～受入までを振り返って、手続きの流れや注意すべき点を自分なりにまとめておきたいと考えました。
目次
在留資格認定証明書の取得
対象者が日本に住んでいる場合はスキップ。海外在住の外国人受入は、まずここからスタートします。出入国在留管理庁(2019年3月までは入国管理局)へ必要書類を提出し、後日会社へ郵送されてきます。職種によって必要な書類が変わる点と、時期によって到着までの期間が前後する点に注意が必要です。2~4週間は必要と考えておきましょう。遅いと、1ヵ月以上かかってしまった事もありました。
在留資格認定証明書の配送
発行された在留資格認定証明書を、外国にいる対象者へ送付します。国によっては信じられないくらい大らかな配送業者もいます。実際、上記の証明書を現地の配送会社が紛失してしまい、受入が1ヵ月遅れる経験をしました。
尚、在留資格認定証明書を紛失したら再発行ができません。最初からやり直しです。しかも短期間で同じ人の在留資格を申請するわけですから、入管の職員は慎重になります。前回より、かなりの時間を要するとご認識ください。
コストが高くなっても追跡可能な配送会社をお勧めします。
就労ビザの発行手続き
対象者が在留資格認定証明書を受け取ったら、現地の日本大使館へ持参してもらいます。ここでつまずく事はほとんどありません。およそ1週間くらいでVISAを受け取る事ができます。
また、発行から3ヶ月以内に入国しないと、在留資格が無効になってしまいます。発行されたら速やかに対象者へ郵送し、大使館へ行く様に促さなければなりません。申請を前倒ししすぎても無駄足になってしまうので、注意が必要です。
住居の手配
シェアハウスをお勧めします。海外在住の外国人にとって、住居選びは選択肢が少なく会社側のサポートがないと苦労します。物件のオーナーは様々なリスクを考えるからです。ほとんどのケースで入居月と翌月分の家賃を前金で振り込む必要があります。
入国
航空券を手配し、WEBチケットを本人に送ります。注意すべき点として、入国後に通信環境を確保できるかどうかは、当日の行動計画に大きく影響します。空港でSIMを購入したり、オフラインマップのダウンロードも忘れずに。大きな荷物を抱えて慣れない電車を乗り継ぐのは大変ですから、Wi-Fi付のリムジンバスをお勧めします。
入居手続き
不動産会社で入居説明を受け、鍵を受け取ります。物件を選ぶ時は、物件のスペックだけでなく不動産会社のオフィスがどこにあるかも注意しましょう。オフィスが辺ぴな場所にあると、思わぬ工数増にもなってしまいます。空港から直行できる場所にオフィスを構える不動産が理想です。
入社手続き
これは一般の社員とそれほど変わりません。違いがあるとすれば、パスポートや在留資格の期限を押さえておきましょう。人事DB等どこかに記録するだけでなく、アラートまで設定しましょう。もし更新せずに期限を超えてしまったら「忘れていた」では済まされないはずです。
役所手続き
パスポートと在留カードを持って、市役所や区役所で住民登録をします。住民票やマイナンバーの発行がされます。登記上の建物名が異なる場合もあるので、建物の場所や形も記憶しておきましょう。住居から役所まで遠い場合は骨が折れます。
銀行口座の開設
銀行によって異なるかもしれませんが、銀行口座の開設は前倒しできなかったです。在籍証明書が必要だからです。また、指定の用紙に手書きで記入を求められると、不備があった時に修正したり郵送したりがストレスフルで時間もかかってしまいます。リンクバルでは対象者を窓口に連れて行くのがベストという結論に至りました。
健康診断
日本語を話せない対象者がいる場合は、英語での健診が可能な病院をピックアップしておくと良いでしょう。労働安全衛生規則第43条で、全11項目の実施が事業主に義務づけられており、スキップすることはできません。
