こんにちは！人事の原です。
先日、社内でLTをする機会をもらいこんなテーマで発表をしました。せっかく作ったので、ブログでも出しちゃいます。少し長くなります。時間のない方はスライドをご覧いただけるとなんとなく伝わるかと思います！
いかに正確かつ効率的に進めていくかに敏感になってきた私ですが、2年前はExcelコピペ作業を惜しまずやっていた超アナログ人間でした。そんな私がどうして業務効率化に興味を持ち進めていくことになったのか、少しお話させていただきます。
上司の指摘が理解できない事件
業務効率化に興味を持ったのは、2年前人事部に異動してきて少し経った頃でした。人事では給与計算のために必要な勤怠データを毎月作成しています。以前は勤怠データをExcelで出力、出力したデータをExcelシートBにコピペ、コピペが合っているかダブルチェック、社労士からExcelシートCが来てBとCに間違いがないかダブルチェック(続く…)、というよくわからないけど複雑なフローが確立していました。
何の疑問もなくそのフロー通りに進めていましたが、当時システム会社から転職してきた上司に指摘を受けました。
🤔「その業務って本当に必要なの？そもそも間違いようのない仕組みに変えられないのかな？」
正直、意味が理解できませんでした。でもこれまでこういうフローでやってきたし、給与に係る大事なものだから確認は必要だし、、どうしたらいいんだろう、、って思っていました。こんな会話はこの件に限らず沢山発生していて、しばらく意味を理解できないままでした。
業務効率化を意識したら価値観が変わった
やっと理解できたのは、入社手続きのオンライン化を担当した時です。現在、社員はSmartHR上でオンラインで回収していますが、2年前は紙で回収していました。これをGoogleフォームに移行する作業です。それだけでも従来の手作業より格段に楽になりましたが、オンラインにすることで今までの業務をより楽にできる方法があることに気づきました。例えばこんなことです。
- 総務に特定のデータを逐一更新して共有
→総務との共有シートを作成し、必要なデータはリアルタイムで共有 - 人事G内での申請確認は各々がスプレッドシート等で確認しないといけない
→Slackに通知するように設定
抜け漏れが少なくなることはもちろん、ここにかける時間は半分以下になりました。ここで初めて業務効率化を進めていくことの大切さを理解し、価値観がガラッと変わりました。今まで当たり前にこうやってきたけどこうした方がもっと効率よく正確にできるんじゃないか？と考えるようになり、様々な効率化に着手しました。例えばこんなことです。
- ストレスチェック内製化
- 入社の手引き公開
- 入社マニュアルをbot化
- 確認作業や入力作業のBot化
- 人事ニュースをSlackで自動収集
- ブログをSNSに同時投稿 etc…
こまかいものばかりですが、ちりつもで沢山やっていくと大きな効果になってきます。ちなみに冒頭ちらっとご紹介した勤怠データの作成は、当初は2，3名で4日程度要していましたが、多くの改善を行い今では約1時間で完了するようになりました。少し長くなるので、もし詳細気になる方はコチラの記事をご覧ください。
業務効率化がもたらす好循環
業務を効率化すればするほど既存業務のスピードがあがり、次の業務改善や新しい施策に着手することができます。効率化は、仕事を進める上ですごく重要な視点だと思います。まだまだ人事で改善できることは沢山あるので、今後もどんどん進めていきたいです。
おすすめツールも下記スライドの最後の方で紹介しています。興味ある方はぜひご覧ください☺
