こんにちは！人事の原です。
もう少しで2019年が終わろうとしていますね、早いです、、
今年、人事では業務効率を意識した改善を数多く行いました。秘匿性の高い業務が多いので、どんなことしてるんだろう、何やっているかあまりわからない、、となってしまいがちな部門かと思います。いくつか取り組みをご紹介させていただきますので、少しでも知っていただけると嬉しいです！
目次
採用コンテンツの改善
GoogleAnalytics で直近3ヶ月とその前の3ヶ月を比較しました。
訪問数53.20%増加
PV数44.59%増加
離脱率35.59％減少
・ブログ
訪問数37.54%増加
PV数 39.06%増加
直帰率2.05%減少
短期間で大きな変化を生むことができました。採用ページで大きく変えたことは、知りたい情報に早く行き着くことができるようにしたことです。
・変更前の導線 トップページ→職種や雇用形態グループ→求人一覧→求人情報詳細
・変更後の導線 トップページ→職種や雇用形態グループ→求人一覧→求人情報詳細
また、最上部にリンクバルが採用したい人、リンクバルで活躍している人。という求職者へ会社からのメッセージを書いているブログ記事を載せています。必ず目にするであろう場所にこのブログを設置することで、採用におけるミスマッチを減らす狙いがあります。
ブログで変更したことは下記3点です。
・トップページの設置
・カテゴリの整理
・更新頻度を高める
今までは公開順に上から表示される仕様で、見たい記事が探しづらい状態でした。変更後は、トップページに「最新記事」「エンジニア記事」「リンクバルについて知る記事」とカテゴリ分けすることで求めている記事を探しやすくなりました。これにより離脱率は30.65%減少しました。
メールとSlackが混在したコミュニケーションの整理
外部とのメールのやりとりをSlackに流すことで、右から左に流すコピペや確認作業が無くなりました。作業の手間だけでなく、共有の時間差もなくなります。
・従来 外部→人事→現場に共有→議論→人事→外部→現場に報告
・現在 外部→人事→現場に共有→議論→人事→外部
変更した点
・目的を限定したメーリスを作成し、外部の方にそのアドレスに連絡いただくよう依頼
・もし相手が個別に連絡してきてもメーリスをCCに入れる
・メーリスに来たメールをSlackに流すように設定
アルバイトの勤怠～給与業務に関わるルール変更
・交通費一律化
イベント運営のアルバイトスタッフは開催場所や住まいによって金額が異なるのですが、彼等に支給する交通費を一律支給に変更しました。以前はスタッフが交通費を自己申告していたので、当然金額の間違いや申告忘れが多発します。人事は申請内容を目視して経路探索サイトで確認、間違いや不明な点があれば人事→現場責任者→本人に連絡する等の手間も付随して発生していました。
この度、スタッフの皆様に電子サインで同意を頂き、交通費を一律に変更することができました。変更後はスタッフが交通費を申請する必要が無くなり、人事は「何日勤務したか」さえ確認すれば良くなったので、勤怠～給与業務の工数が大きく減りました。
・給与支給スケジュールの変更
変更前 毎月15日締め、当月25日支給
変更後 毎月末締め、翌月25日支給
アルバイト給与の支払いサイトは勤怠を〆てから支給まで10日しかなかったため、暦によっては締め日から支給日まで3営業日しかない月もありました。もし申告漏れや間違いがあると、当月の支給ではリカバリできず、翌月の支払いで調整しなければならない状態だったのです。この度、スタッフの皆様に電子サインで同意を頂き、支払いサイトを見直すことができました。時間的な猶予を得た事で、アルバイト勤怠～給与業務のクオリティが大きく上がりました。
入社の手引き書を公開
当社への入社を検討している方、内定者の方に向けた「手引き書」を公開しています。
公開した目的は、会社の文化、雰囲気、制度等を入社前に知っていただきたいなという考えから企画しました。社内で使うツールの説明や業務フロー簡単に記載しているので、入社初日にはこの資料を確認しながら説明しています。今後もコンテンツを充実させていく予定です。
確認作業や入力作業のBot化
定期的に確認・更新・共有する必要があるものは、基本的に全てBot化しています。例えば以下のようなものです。
・労務的な申請内容をSlackで共有（対応したら[済]スタンプ）
・申請内容のレコードから自動レポーティング
・残業時間が多い従業員の検出
・勤怠の打刻漏れを注意喚起
・勤怠の〆作業を促す
・福利厚生、会社の設備等の紹介（ランダム）
対応漏れや質問等が減り、共有されるまで待つ時間がなくなりました。
情報収集もBot化
業務に関わる法改正のニュースや、競合の動向等もBotで収集します。見出しを流し読みするだけでも、かなり効率よく情報収集できます。気になる内容はそのままシェアして議論しています。
年末調整のペーパーレス化
毎年紙で収集していましたが、今年からSmartHRという社員管理ツールを導入してオンラインで回収することになりました。書類不備や提出漏れが少なくなったことで確認作業に割く工数が格段に減り、業務効率化に繋がりました。
ストレスチェック内製化
毎年外部に委託していたストレスチェックを、Google Formとスプレッドシートを利用して内製化しました。GAS(GoogleAppScript)を使う事で、個々の結果を個別にメールで送信するところまで自動化しました。今後もコストをかけずにストレスチェックを行うことができるようになりました。
労務手続きのWEB化
大部分を紙で行っていた以下のような労務手続きをWEB化しました。
・入退社手続き
・住所変更届
・結婚届
申請があったものはSlackで非公開チャンネルに飛ばし、対応したら[済]スタンプを押す運用にしています。共有漏れがなくなり、共有されるまで待つ時間もありません。
Trelloでのタスク管理
人事のタスク管理を、スプレッドシートからTrelloに移行しました。to do/doing/finish/checkの項目を作り、そのタスクが今どの状態にあるのか一目で分かるように運用をしています。毎週行っている人事の定例MTGはこのボードを見ながら進めています。スプレッドシートで管理していた時よりもMTGを効率よく進められていると感じています。
従業員アンケートの実施
毎月、1ヶ月を振り返り自分の状態をチェックするアンケート「Otayori」を実施しています。1分程で終わる簡単なアンケートですが、普段見えづらい社員の声を吸い上げる目的です。意見が上がった時は改善に向けて対応を検討しています。
月1社内懇親会の実施
今年の9月から毎月1度、社内懇親会を開催しています。対象者は全従業員、参加は任意です。参加のハードルをあげないようにするため、退勤後の19時から1時間のみの開催で途中入退場有りとしています。参加人数は毎回30~40人程度です。カジュアルな場で社内の人達とコミュニケーションを取ることができるので、まだ参加したことの無いリンクバル社員のみなさんはぜひご参加ください！（年明け第一弾は1月8日に開催します！）
以上、今年のリンクバル人事業務の改善をまとめてみました。きっと、忘れてしまった改善や施策もありそうなので、今後はもう少し頻度を高めて人事の活動を発信していく（予定）です。ブログを書いてみたい従業員(部門)は、Slackチャンネル #soumu-jinji で@group-jinji までお気軽にお声掛けください。いろんな部署の取り組みを発信できる様になったら嬉しいです！
リンクバルは12月28日~1月5日の期間お休みをいただきます。皆様、良いお年をお過ごしください。
